Cancellation & Booking Policy
1. How Booking Works
All travel experiences offered by The Good Traveler Colombia (El Buen Viajero Travel Agency SAS, NIT 901831796-8, RNT 210035) are custom-designed and confirmed through direct communication with our team via email or WhatsApp. No booking is confirmed until you receive a written confirmation from us specifying the final itinerary, pricing, and terms.
Payment Structure
Deposit: A 50% deposit is required to secure your booking and begin provider reservations.
Balance: The remaining 50% is due at least 15 days before your trip start date. The balance can be paid in up to 3 installments, as long as the full amount is received by the deadline.
Payment methods: Bank transfer, or other methods agreed upon with our team. Details will be provided in your booking confirmation.
2. Cancellation by the Traveler
All cancellations must be communicated in writing via email to raul.rodriguez@elbuenviajero.com. The cancellation date is the date we receive your written notice. Refunds are calculated based on the deposit paid, as follows:
| When you cancel | Refund amount |
|---|---|
| 30 or more days before trip start date | 100% of deposit refunded, minus a USD $150 administrative fee |
| 15 to 29 days before trip start date | 70% of deposit refunded |
| 7 to 14 days before trip start date | 50% of deposit refunded |
| Less than 7 days before trip start date, or no-show | No refund. Any amounts recoverable from local providers will be refunded at our discretion. |
Important notes:
- The administrative fee (USD $150) covers non-recoverable costs incurred in the planning and coordination of your trip.
- If you have already paid the full balance (100%) at the time of cancellation, the same refund percentages apply to the total amount paid.
- Refunds will be processed within 15 business days of the cancellation confirmation, via the same payment method used for the original payment.
- Domestic flights purchased on your behalf may have separate cancellation policies imposed by the airline. Non-refundable airline tickets will be deducted from any refund.
3. Rescheduling
We understand that plans change. You may reschedule your trip under the following conditions:
- 72 hours or more before trip start date: We will work with you to find new dates at no additional charge, subject to provider availability. If the new dates result in higher costs (seasonal pricing, availability), the difference will be communicated before confirmation.
- Less than 72 hours before trip start date: Rescheduling may be possible but is subject to provider availability and any non-recoverable costs already incurred.
Each booking may be rescheduled a maximum of two (2) times. After the second reschedule, the cancellation policy above applies.
4. Cancellation by The Good Traveler Colombia
In rare circumstances, we may need to cancel or modify your trip due to:
- Force majeure events (natural disasters, severe weather, government restrictions, armed conflict, pandemics, or other circumstances beyond our control).
- Safety concerns identified by our team or local authorities that make the itinerary inadvisable.
- Failure of a critical service provider (e.g., eco-lodge closure, flight cancellation) for which no adequate alternative is available.
In such cases, we will offer you the choice of: (a) rescheduling your trip at no additional cost, or (b) a full refund of all amounts paid, minus any non-recoverable third-party costs that have already been incurred and cannot be reclaimed (e.g., non-refundable flight tickets). We will communicate transparently about any such costs.
5. Travel Insurance
We strongly recommend that all travelers purchase comprehensive travel insurance covering trip cancellation, medical emergencies, evacuation, and personal liability before traveling to Colombia. Travel insurance is mandatory for all experiences that include the Chocó Pacific coast, Los Llanos, or the Ciudad Perdida trek, and must include coverage for remote area medical evacuation. Proof of insurance may be requested before departure.
6. What Happens During Your Trip
If you need to modify your itinerary during your trip (adding activities, changing restaurants, extending a stay), contact us via WhatsApp. We will do our best to accommodate changes subject to availability and cost. Additional costs for modifications made during the trip will be communicated before confirmation.
If you choose to voluntarily leave the trip early or skip any included activities, no refund will be provided for unused services.
7. Disputes
If you have a complaint about any aspect of your trip, please contact us as soon as possible during the trip so we can resolve it in real time. Post-trip complaints should be submitted in writing within 30 days of the trip end date. We are committed to resolving disputes fairly and promptly. Any dispute that cannot be resolved amicably shall be subject to the jurisdiction of the courts of Bogotá, Colombia, under Colombian law.
8. Contact
Email: raul.rodriguez@elbuenviajero.com
WhatsApp: +57 315 945 3852
1. Cómo funciona la reserva
Todas las experiencias de viaje ofrecidas por The Good Traveler Colombia (El Buen Viajero Travel Agency SAS, NIT 901831796-8, RNT 210035) son diseñadas a medida y confirmadas mediante comunicación directa con nuestro equipo por correo electrónico o WhatsApp. Ninguna reserva se considera confirmada hasta que usted reciba una confirmación escrita de nuestra parte que especifique el itinerario final, precios y condiciones.
Estructura de pago
Anticipo: Se requiere un anticipo del 50% para asegurar su reserva e iniciar las reservaciones con proveedores.
Saldo: El 50% restante debe pagarse al menos 15 días antes de la fecha de inicio del viaje. El saldo puede pagarse en hasta 3 cuotas, siempre que el monto total se reciba antes de la fecha límite.
Métodos de pago: Transferencia bancaria u otros métodos acordados con nuestro equipo. Los detalles se proporcionarán en su confirmación de reserva.
2. Cancelación por parte del viajero
Todas las cancelaciones deben comunicarse por escrito por correo electrónico a raul.rodriguez@elbuenviajero.com. La fecha de cancelación es la fecha en que recibimos su notificación escrita. Los reembolsos se calculan sobre el anticipo pagado, de la siguiente manera:
| Cuándo cancela | Monto del reembolso |
|---|---|
| 30 o más días antes de la fecha de inicio | 100% del anticipo reembolsado, menos una tarifa administrativa de USD $150 |
| 15 a 29 días antes de la fecha de inicio | 70% del anticipo reembolsado |
| 7 a 14 días antes de la fecha de inicio | 50% del anticipo reembolsado |
| Menos de 7 días antes de la fecha de inicio, o no presentarse | Sin reembolso. Los montos recuperables de proveedores locales se reembolsarán a nuestra discreción. |
Notas importantes:
- La tarifa administrativa (USD $150) cubre costos no recuperables incurridos en la planificación y coordinación de su viaje.
- Si ya ha pagado el saldo total (100%) al momento de la cancelación, los mismos porcentajes de reembolso aplican al monto total pagado.
- Los reembolsos se procesarán dentro de los 15 días hábiles siguientes a la confirmación de cancelación, por el mismo método de pago utilizado para el pago original.
- Los vuelos domésticos adquiridos en su nombre pueden tener políticas de cancelación separadas impuestas por la aerolínea. Los boletos aéreos no reembolsables se deducirán de cualquier reembolso.
3. Reprogramación
Entendemos que los planes cambian. Puede reprogramar su viaje bajo las siguientes condiciones:
- 72 horas o más antes de la fecha de inicio: Trabajaremos con usted para encontrar nuevas fechas sin cargo adicional, sujeto a disponibilidad de proveedores. Si las nuevas fechas resultan en costos más altos (precios de temporada, disponibilidad), la diferencia será comunicada antes de la confirmación.
- Menos de 72 horas antes de la fecha de inicio: La reprogramación puede ser posible pero está sujeta a disponibilidad de proveedores y cualquier costo no recuperable ya incurrido.
Cada reserva puede reprogramarse un máximo de dos (2) veces. Después de la segunda reprogramación, aplica la política de cancelación anterior.
4. Cancelación por parte de The Good Traveler Colombia
En circunstancias excepcionales, podemos necesitar cancelar o modificar su viaje debido a:
- Eventos de fuerza mayor (desastres naturales, clima severo, restricciones gubernamentales, conflicto armado, pandemias u otras circunstancias fuera de nuestro control).
- Preocupaciones de seguridad identificadas por nuestro equipo o autoridades locales que hagan desaconsejable el itinerario.
- Falla de un proveedor de servicios crítico (ej. cierre de eco-lodge, cancelación de vuelo) para el cual no hay alternativa adecuada disponible.
En tales casos, le ofreceremos la opción de: (a) reprogramar su viaje sin costo adicional, o (b) un reembolso completo de todos los montos pagados, menos cualquier costo de terceros no recuperable que ya se haya incurrido y no pueda reclamarse (ej. boletos aéreos no reembolsables). Comunicaremos de manera transparente sobre cualquier costo de este tipo.
5. Seguro de viaje
Recomendamos encarecidamente que todos los viajeros adquieran un seguro de viaje integral que cubra cancelación del viaje, emergencias médicas, evacuación y responsabilidad civil antes de viajar a Colombia. El seguro de viaje es obligatorio para todas las experiencias que incluyan la costa Pacífica del Chocó, Los Llanos o el trek a Ciudad Perdida, y debe incluir cobertura de evacuación médica en áreas remotas. Se puede solicitar prueba de seguro antes de la salida.
6. Qué sucede durante su viaje
Si necesita modificar su itinerario durante el viaje (agregar actividades, cambiar restaurantes, extender una estadía), contáctenos por WhatsApp. Haremos nuestro mejor esfuerzo para acomodar cambios sujetos a disponibilidad y costo. Los costos adicionales por modificaciones realizadas durante el viaje serán comunicados antes de la confirmación.
Si usted elige voluntariamente abandonar el viaje antes de tiempo u omitir actividades incluidas, no se proporcionará reembolso por servicios no utilizados.
7. Disputas
Si tiene una queja sobre cualquier aspecto de su viaje, por favor contáctenos lo antes posible durante el viaje para que podamos resolverla en tiempo real. Las quejas posteriores al viaje deben presentarse por escrito dentro de los 30 días siguientes a la fecha de finalización del viaje. Nos comprometemos a resolver las disputas de manera justa y oportuna. Cualquier controversia que no pueda resolverse amigablemente estará sujeta a la jurisdicción de los tribunales de Bogotá, Colombia, conforme a la legislación colombiana.
8. Contacto
Correo electrónico: raul.rodriguez@elbuenviajero.com
WhatsApp: +57 315 945 3852